IMAGEN EMPRESARIAL EN
LA CORRESPONDENCIA
Existen en la actualidad, varios tipos de
cartas empresariales que denotan el formalismo, la dirección y el buen nombre
de la misma.
Entre estos tipos de carta se pueden encontrar
algunas como las de solicitud, las de cobranzas, las de reclamación, las de
remisión, las de propaganda e incluso las de relaciones públicas que se pueden
extender hasta las cartas que interna y externamente se envían a clientes por
motivos de felicitaciones, de ascensos, de recomendación, de agradecimiento, de
pésame, de invitación entre otras.
Todas y cada una de estas cartas son
indispensables para emitir imagen empresarial. Y aunque existan algunas normas
en cuanto a espacio y distribución del texto, lo más importante es que la
imagen que proyecte esta en su contenido sea la mejor y deje el nombre de la
empresa en alto.
Una de las formas para lograr esto, es
redactando el texto de una forma coherente desde la forma de referirnos al
destinatario, y mantener en todo el texto una excelente ortografía. Una carta
con errores ortográficos deterioran de inmediato la imagen empresarial, y deja
en entredicho la imagen de la persona que la firma.
Aparte de esto, debe mantener el respeto en sus
diversas formas de expresión, y deberá cuidar también del tono empleado en las
frases utilizadas.
No es adecuado manejar asuntos personales en
cartas empresariales que lleven el logo de la empresa, pues se considera un
comportamiento de mal gusto.
Sea lo mas elegante posible, utilice frases completas,
indique datos muy puntuales como fechas, números de facturas, nombres, etc. que
le den mas claridad, revise la puntuación, y vaya directamente al grano.
El usar demasiadas frases que no denoten la
claridad de lo que se desea expresar la resta elegancia a la carta y el
resultado es contrario que lo que se pretende alcanzar con ella.
Recuerde: lo que se dice verbalmente se lo
lleva el viento, lo escrito es lo único que tiene validez, por lo tanto no
olvide que lo que usted escriba tendrá incluso efectos jurídicos que pueden
comprometer seriamente a su empresa.
Como recomendación final nunca olvide que si no
tiene evidencia de entrega de las cartas jamás podrá comprobar que usted
efectivamente la envío, por lo tanto, siempre mantenga una copia donde conste
la fecha, hora, sello de la empresa y firma de la persona que la recibió.
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